مدیریت و حسابداری در شهر داری ها

مقدمه: 5

بخش اول : 7

سازمان مالی شهرداری ها 7

1ـ بودجه و اعتبارات.. 8

2ـ درآمد. 8

3 ـ حسابداری. 9

4 ـ خزانه 10

5 ـ تداركات یا كارپردازی. 11

6 ـ حسابرسی داخلی. 12

7 ـ اموال. 12

8 ـ شعب و تعداد كاركنان امور مالی. 12

بخش دوم : 13

سرفصل حسابهای دفتر كل و دفتر معین. 13

اسناد دریافتی. 15

حسابهای عمومی ( با ماندة بستانكار ) 15

بستانكاران. 16

اسناد پرداختی. 16

حسابهای انتظامی دارایی های ثابت.. 17

زمین و ساختمان .. 17

ماشین آلات و وسایل نقلیه .. 17

اثاثه .. 17

كار در جریان ساخت .. 17

سرمایه گذاری برای دارایی ثابت .. 17

حسابهای انتظامی دارایی های جاری. 17

موجودی انبار .. 17

سرمایه گذاری برای دارایی جاری .. 17

دفتر معین درآمد. 17

برای هر یك از منابع درآمد كه در بودجه مصّوب شهرداری منظور گردیده است باید یك حساب در دفتر معین درآمد منظور گردد .. 17

رعایت تفكیك عناوین منابع درآمد بر اساس فهرست طبقه بندی درآمدها كه ضمیمة دستورالعمل بودجة شهرداری میباشد الزامی است .. 17

بنا به پیشنهاد متخصصّان حسابداری و تایید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار در صورتیكه در بعضی از شهرداریها ایجاب كند برای یك منبع درآمد ممكن است چند منبع فرعی در نظر گرفته شده و حسابهای جداگانه برای منابع فرعی مذكور در دفتر معین درآمد منظور شود .. 17

حداقل سر فصل حساب درآمد در دفتر معین طبقات اصلی درآمد طبق فهرست طبقه بندی درآمد ها بشرح زیر است مگر اینكه بعضی از منابع مذكور مطلقاً در یك شهرداری وجود نداشته باشد .   18

سهمیة شهرداری از پرداختهای وزارت كشور .. 18

عوارض توأم با مالیات وصولی در محل .. 18

عوارض بر ساختمانها و اراضی .. 18

عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل .. 18

عوارض بر پروانه های كسب و فروش و تفریحات .. 18

درآمدهای حاصل از فروش و درآمدهای وصولی در مقابل خدمات .. 18

درآمد تأسیسات شهرداری و جرائم تخلفات .. 18

درآمدهای حاصل از وجوه و اموال شهرداری .. 18

كمكهای بلاعوض و هدایا و وامها و استفاده از موجودیهای نقدی دوره قبل .. 18

دفتر معین هزینه 18

برای هر یك از قالبهای بودجه یك حساب انتظامی و برای هر یك از. 18

فصول چهارگانه  آنها( هزینه های پرسنلی ـ اداری ـ سرمایه ای ـ انتقالی ) یك حساب جداگانه در دفتر معین هزینه منظور می گردد و جمع اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه در پایان هرماه در دفتر معین هزینه ثبت می شود .. 19

جمع اقلام هزینه های ثبت شده در دفتر معین ماهی یك بار رسیدگی و كنترل شده به دفتر كل منتقل و ثبت می گردد .. 19

بنا به تشخیص متخصصان حسابداری و تأیید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار ممكن است علاوه بر سر فصل حسابهای فوق الذكر سر فصلهای دیگری نیز برای ثبت حساب هزینه ها بر اساس مواد هزینه داخل در هر یك از فصول چهارگانه هزینه برای مجموع هزینه های شهرداری یا مجموع هزینه های هر یك از وظائف یا برنامه ها با فعالیتها و یا قالبهای بودجه ای در دفتر معین هزینه منظور شود .   19

در شهرداریهای بزرگ و متوسط در صورتیكه از كامپیوتر در نگهداری حسابهای شهرداری استفاده شود این حسابها باید با تفكیك مواد هزینه و حتی اجزاء آن و بر اساس فصول چهارگانه هزینه ها در قالبهای بودجه ای هر یك از قالبهای وظایف ـ برنامه ها و فعالیتها تنظیم گردد .   19

تفكیك وظایف و برنامه ها و فعالیتها كه مبنای نگهداری حساب هزینه بر اساس آنها خواهد بود تابع فهرست طبقه بندی ضمیمه دستورالعمل طرح و تنظیم برنامه 5 ساله عملیات نوسازی و عمران اصلاحات شهری در شهرداریها می باشد .. 19

حداقل سرفصل حسابهای هزینه دردفتر معین فصول چهارگانة هزینه ها برای هر یك از قالبها بودجه ای كه بر اساس تفكیك وظایف و برنامه ها و فعالیتها و طرحها تنظیم می گردد به شرح زیر خواهد بود :   20

فصل اول ـ هزینه های پرسنلی .. 20

فصل دوم ـ هزینه های اداری .. 20

فصل سوم ـ هزینه های سرمایه ای.. 20

فصل چهارم ـ هزینه های انتقالی .. 20

در اسناد و اوراق فرمها و دفاتر مالی مربوط به هزینه ها ذكر شمارة قراردادی وظیفه و برنامه و فعالیت قبل از شماره قراردادی هزینه الزامی است و با این ترتیب كه هزینه ها 7 رقمی خواهد بود كه با سه رقم اول سمت چپ نماینده فعالیت و برنامه و وظیفه و چهار رقم سمت راست كه با علامت ( ـ ) از سه رقم سمت چپ جدا می شود نشان دهندة فصول چهارگانه مواد هزینه و عنداللزوم مواد هزینه می باشد .. 20

بخش سوم : 21

حسابداری اموال. 21

با توجه به اینكه طبق مادة 45 آئین نامه مالی شهرداریها اموال شهرداری بر دو نوع اموال عمومی و اموال اختصاصی تقسیم گردیده و در مورد اموال عمومی شهر وظیفة شهرداری حفاظت و آماده و مهیا ساختن آن برای استفاده عموم و جلوگیری از تجاوز اشخاص نسبت به آنها است عمل حسابداری و ثبت در دفاتر حساب در مورد این دسته از اموال مصداق نخواهد داشت .. 22

وظیفة واحدهای سازمانی تابعه شهرداری درمورد آمار گیری و صورت برداری از اموال عمومی شهر در دستوالعمل اموال شهرداریها مقرر شده است .. 22

ادارة امور اموال شهرداری. 22

در مورد ادارة امر اموال شهرداری ( منقول و غیر منقول ) و تهیة كارت اموال برای هر یك از دو نوع منقول و غیر منقول و صورت برداری و كنترل آنها و طرز عمل در دستوالعمل اموال شهرداری مقرر شده است .. 22

در شهرداریهای كوچك و متوسط كه برای اموال شعبة خاصی وجود ندارد وظائف مربوط به عهدة حسابداری می باشد .. 22

ثبت اموال در دفاتر 23

كلیة اموال منقول و غیر منقول شهرداری كه در موقع تصویب این دستورالعمل در مالكیت هر شهرداری است باید صورت برداری شده برای هر یك از آنها كارت مشخصات تنظیم و در صورتی كه قیمت خرید یا قیمت تمام شدة آنها مشخص نباشد به قیمت روز ارزیابی و در كارتها درج و به ترتیب طبقه بندی ضمیمة دستوالعمل اموال در دفاتر معین اموال غیر منقول و دفتر معین اموال منقول كه نمونة آنها ضمیمة دستورالعمل مربوط می باشد به ثبت برسد و خلاصة آن به حساب مربوط در دفتر كل منتقل شود .   23

در مورد اموالی كه در آینده خریداری یا به هر ترتیب به مالكیت  شهرداری در آید كارت اموال تهیه و به قیمت خرید یا قیمت تمام شده یا قیمت ارزیابی دردفاتر مربوطه ثبت شود .   23

پس از مشخص شدن قیمت كلیة اموال به طرق فوق و جمع كل آنها به حساب دارائی ثابت بدهكار و حساب سرمایه گذاری در دارائی ثابت معادل همان مبلغ بستانكار می شود و به تدریج كه اموال جدیدی خریداری و یا به تصرف شهرداری در می آید به طریق فوق عمل می شود .. 23

در صورتیكه در پایان دورة مالی و در موقع بستن حسابها تعدادی از دارائیهای ثابت در دست انجام و یا در شرف تكمیل باشد قیمت تمام شده تا آن تاریخ در حساب بدهكار كارهای دردست انجام و بستانكار حساب سرمایه گذاری در دارائیهای ثابت ثبت و منظور گردد .. 23

پس از تكمیل كار حساب دارائی مربوط نسبت به قیمت تمام شدة كل بدهكار و حساب كارهای در دست انجام به ماندة خود بستانكار گردیده و این دو قلم در حساب سرمایه گذاری در دارائیهای ثابت ثبت میشود .. 24

تهیة گزارش سالانة اموال و ثبت آنها در دفاتر 24

در پایان هر سال دو گزارش در مورد اموال تنظیم می شود :. 24

الف ـ صورت كامل اموال موجود در پایان سال. 24

ب ـ گزارش تغییرات اموال در طول سال شامل موجودیهای آغاز سال به اضافة اموال اضافه شده یا كسر اموالی كه اسقاط یا فروخته و یا خارج شده است .. 24

نتیجة صورتهای مذكور در حسابهای اموال دردفتر كل و دفاتر معین اموال به ثبت می رسد و ضمیمة گزارش سالانه وضع مالی شهرداری همراه با تفریق بودجه و ترازنامه جهت بررسی و تصویب انجمن شهر تسلیم می گردد.. 24

استهلاك اموال. 25

نگهداری و ثبت حساب استهلاك اموال در مورد شهرداریها جز در مورد واحدهای تابعه شهرداری كه ممكن است به صورت انتفاعی عمل كنند و قیمت تمام شده برای آنها مورد پیدا كند ضرورت نخواهد داشت .   25

در مواردی كه هزینه هائی در بعضی از عملیات ضرورت داشته باشد از حساب استهلاك اموال طبق آئین نامة استهلاك مورد عمل وزارت دارائی تنظیم و محاسبه می شود .. 25

بخش چهارم : 26

سازمان و طرز گردش كار حسابرسی در شهرداریها 26

1ـ انتخاب مدیر مالی یا رئیس حسابداری : 27

چون طبق مادة 79 اصلاحی قانون شهرداری و مادة 26 آئین نامة مالی شهرداریها مدیر امور مالی یا رئیس حسابداری ( بر اساس تشكیلات شهرداری مربوط ) در معیت شهردار ذیحساب و مسئول حسن گردش كار مالی شهرداری می باشد شهردار مجاز نخواهد بود نامبرده را بدون جلب نظر و موافقت انجمن منصوب یا تغییر دهد .. 27

2 ـ انتخاب حسابرس داخلی : 27

3ـ تشكیل گروه حسابداران متخصص : 27

4ـ واحد حسابرسی شهرداریها در وزارت كشور : 28

بخش پنجم. 29

حسابرسی داخلی. 29

برنامة حسابرسی. 31

پرسشنامة حسابرسی : 32

در مورد اموال و ماشین آلات : 32

در مورد وجوه نقدی و حساب جاری : 34

در مورد حسابهای دریافتی ( بدهكاران ) و اسناد دریافتی : 35

در مورد موجودیها : 36

درمورد خریدها : 37

در مورد پیش پرداخت بیمه : 38

در مورد اسناد پرداختی : 40

در مورد حسابهای پرداختی ( بستانكاران ) 40

در مورد درآمد ها : 41

درمورد حقوق و دستمزد : 41

در مورد هزینه ها : 43

بخش ششم : 44

برنامه و فعالیتها 44

وظایف ـ مجموع كوششهای سازمان یافتة شهرداری و واحدهای تابعة آن است كه خدمات مشخصی را برای شهر در بر میگیرد . انجام هر وظیفه یك هدف اصلی برای شهرداری محسوب میشود . هر وظیفه شامل چند برنامه و هر برنامه مشتمل بر چند فعالیت می باشد .. 45

طبقه بندی درامد شهرداری ها و شمارة قرارداری آنها : 45

لزوم رعایت فهرستهای طبقه بندی و شماره های قراردادی آنها : 46

مبنا قرار دادن برنامه در تنظیم بودجه 47

حقوق. 48

طریقه پرداخت مساعده : 50

اضافه كار : 50

محدودیتهای تراز عملیات.. 51

مراحل كشف اشتباهات : 52

چگونگی اصلاح اشتباهات در دفاتر 53

عملیات حسابداری پرداخت حقوق بازنشستگان و موظفین. 53

نحوه پرداخت.. 53

عملیات حسابداری سپرده ها (حسابهای مستقل برای وجوه سپرده) 54

عملیات حسابداری درآمد و هزینه اختصاصی (حسابهای مستقل برای درآمد و هزینه اختصاصی) 55

عملیات حسابداری بانك و تهیه صورت مغایرت بانكی. 55

صورت مغایرت بانكی. 56

تعریف صورت مغایرت : 57