فرایند و عملكرد سیستم ERP ایده آل

یك سیستم ایده آل زمانی یك پایگاه اطلاعاتی جداگانه محسوب می شود كه مورد استفاده قرار گرفته و تمام اطلاعات مربوط به گزینه های مختلف نرم افزاری را دربر گیرد. این قطعات نرم افزاری می تواند شامل این موارد باشد:

• تولید:

مجموعه عملكردهایی كه شامل این موارد می‌شود؛ مهندسی، ظرفیت، مدیریت و كنترل جریان كار، كنترل كیفیت، صورت حساب مواد اولیه، جریان و فرآیند تولید و غیره

• امور مالی:

حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتی، دارایی های ثابت، دفتر حساب كنترل و مدیریت پول نقد و غیره.

• منابع انسانی:

سودها، آموزش، لیست حقوق، زمان حضور و غیره.

• كنترل زنجیره عرضه كالا:

لیست سیاهه انبار، برنامه ریزی زنجیره عرضه كالا، برنامه ریزی زمان بندی شده تأمین كننده، جریان ادعای خسارت، ثبت سفارش و غیره.

• پروژه ها:

هزینه ای، صورت حسابی، كنترل فعالیت، زمان و مخارج مصرفی و غیره.

• كنترل و مدیریت رابطه مشتری:

فروش و بازاریابی، سرویس خدماتی، تشكیل كمیسیون، تماس با مشتری، فراخواندن مركز حمایتی و غیره.

• انبار اطلاعات:

به طور معمول بخشی است كه می تواند توسط سازمان ها و مشتریان و تأمین كنندگان و كارمندان به آن دسترسی پیدا شود.

ERP روند تولید را بهبود می بخشد:

قبل از سیستم های ERP، هر اداره موجود در یك سازمان به احتمال بسیار زیاد از سیستم های كامپیوتری، اطلاعات و پایگاه مختص به خود برخوردار خواهند بود. متأسفانه، بسیاری از این سیستم ها قادر به برقراری ارتباط با یك سیستم دیگر نخواهد بود با این كه به ذخیره و نوشتن مجدد اطلاعات جهت امكان پذیر ساختن برقراری ارتباط بین سیستم های كامپیوتری نیاز خواهند داشت. برای مثال، امور مالی یك شركت به جای سیستم HR بر مبنای سیستم كامپیوتری مجزاست و آن را در زمینه به جریان انداختن برخی عملكردها، پیچیده و سخت گیرانه می سازد.

هرگاه سیستم ERP در جایی وجود داشته باشد، به طور معمول تمام جنبه های یك سازمان می توانند به طور هماهنگ به جای هر سیستم جداگانه و منفردی كه نیاز به سازگاری با یكدیگر دارند، كار كنند. سازمان های بزرگ، قدرت تولید را افزایش دادند و انواع نرم افزاری كمتری را نتیجه كار خود قرار دادند.

اجرای یك سیستم ERP :

اجرای سیستم ERP كار ساده ای نمی باشد. در واقع مستلزم برنامه ریزی و مشاوره و رایزنی بسیاری است و در اكثر موارد 3 ماه تا 1 سال طول می كشد. سیستم های ERP به طور فوق العاده ای از نظر ادراكی وسیع و گسترده می باشند و برای بسیاری از سازمان های بزرگ تر این سیستم می تواند بی نهایت پیچیده باشد. اجرای سیستم ERP در نهایت مستلزم تغییرات قابل توجهی در زمینه عملكردهای پرسنل و عملكردهای كاری خواهد بود. در حالی كه این سیستم ممكن است برای پرسنل خانگی AT تا رییس و مدیر پروژه معقول به نظر برسد، بسیار توصیه می شود كه از مشاوران اجرایی ERP به واسطه این حقیقت كه مشاوران به طور معمول مقرون به صرفه تر می باشند و به ویژه در زمینه اجرایی این نوع سیستم ها آموزش دیده اند، استفاده می شود. یكی از مهمترین ویژگی هایی كه یك سازمان باید در زمان اجرای سیستم ERP داشته باشد، مالكیت پروژه است. از آن جا كه تغییرات بسیار زیادی اتفاق می افتد و تأثیر گسترده آن بر روی تا حدودی هر فرد حاضر در سازمان رخ می دهد، كسب اطمینان از این كه هر فرد عضو هیأت رئیسه است و به ساخت پروژه و استفاده از  موفقیت یك سیستم جدید ERP، مهم تلقی می شود. به طور معمول سازمان ها از فروشندگان ERP استفاده می كنند یا برای اجرای سیستم سفارشی ERP خود یا شركت ها مشورت می كنند. سه نوع سرویس خدماتی حرفه ای وجود دارد كه در هنگام اجرای سیستم ERP فراهم آورده می شوند، آنها سیستم های مشورتی، سفارشی و حمایتی می باشند.

• سرویس های مشورتی:

به طور معمول سرویس های خدماتی مشاوره ای هستند كه مسئول مراحل اولیه اجرای ERP می باشند، این سیستم ها به سازمان كمك می كنند تا با سیستم جدید خود، پیش بروند، با آموزش تولید محصول جریان كار همراه باشند و استفاده ERP را در سازمان خاص و غیره بهبود بخشند.

• سرویس های سفارشی:

سرویس های خدماتی سفارشی با گسترش استفاده از سیستم جدید ERP با تغییر استفاده از آن و با ایجاد رابطه های سفارشی و یا كاربرد كد و رمز بنیادی كار می كنند.

• سرویس های حمایتی:

سرویس های حمایتی هم شامل حمایت و هم حفظ و پایدری سیستم های ERP می شوند. برای مثال، عیب زدایی و رفع اشكال و یاری رساندن به موضوعات ERP.

فواید سیستم های ERP:

فواید بسیار زیادی در خصوص اجرای سیستم ERP وجود دارد؛ در اینجا تعداد كمی از آن ها ارائه می شود:

• یك سیستم به طور كامل هماهنگ و منسجم
• توانایی كارآمد ساختن فرآیندها و جریان های كاری مختلف
• توانایی به سادگی سهیم شدن اطلاعات سراسر ادارات متعدد در یك سازمان
• بهبود كارآیی و راندمان و سطح تولید و بهره وری
• ردیابی و پیش بینی بهتر
• هزینه های كمتر
• بهبود سرویس خدمات مشتری

مضرات سیستم های ERP:

در حالی كه فواید این سیستم به طور معمول نسبت به مضرات آن برای اكثر سازمان های اجرایی سیستم ERP در كفه سنگین تر ترازو قرار دارد، اما در این جا بعضی از متداول ترین موانع تجربه شده را بیان می داریم: به طور معمول بسیاری از موانع می تواند جلوگیری شود مشروط بر این كه سرمایه كافی تخصیص داده شود و آموزش كافی داده شود، با این همه، موفقیت آن به مهارت ها و تجربه نیروی كاری برای سازگاری سریع تر با سیستم جدید بستگی دارد.

• سفارش در بعضی موقعیت ها محدود می شود.
• نیاز به مهندسی دوباره جریان های تجاری و بازرگانی
• سیستم های ERP می توانند برای نصب و راه اندازی، هزینه های بازدارنده داشته باشند.
• حمایت فنی و تكنیكی آن می تواند چیز سرهم بندی شده ای باشد.
• ممكن است ERP برای سازمان های خاصی كه هم جدید هستند و هم خواهان پیشرفت و سوق یافتن به یك چیز جدید در آینده نزدیك می باشند، بسیار سختگیرانه عمل می كند.

مرور و بازنگری

برنامهریزی منبع سازمانی (ERP) سیستم های تجاری عملی را كه یك سازمان برای كنترل و مدیریت عملكردها و فعالیت های تجاری پایه اش در رابطه شغل و حرفه خود به كار می بندد از قبیل تخصیص بودجه، حسابرسی، منابع انسانی و جریان مواد اولیه را با هم هماهنگ و یكپارچه می سازد. راه حل و فصل برنامه ریزی منبع سازمانی (ERP) به شركت ها در حفظ هماهنگی جریان تجاری و حرفه ای بدون مرز مشخص در میان عملكردها و فعالیتهای تجاری مهم، كمك می كند؛ و روند رقابتی خود را با پیشرفت های فناوری كنونی ادامه می دهد.

اجرای موفقیت آمیز ERP به سازمان ها این توان را می دهد تا جریان تجاری خود را به منظور بهبود فعالیت ها و عملكردهای تولیدی، توزیعی و جریان های مالی هر شغل و حرفه، ارتقا بدهند، خودكار سازند و مطلوب بگردانند. راه كار استفاده از ERP می بایست سازمان را در جهت تأمین خدمات عالی به مشتری، قابلیت نظارت روزانه بر عملكردها، برانگیختن عوامل محرك كاری، پیش بینی گرایش های آتی و اندازه‌گیری ضربان موقعیت مالی شركت، توانمند سازد.

 ص 70

ERP، جریان تجارت و حرفه بازرگانی را با استفاده از محیط متداول سیستم اطلاعاتی، خودگردان می‌سازد. این خودگردانی به این خاطر به دست می‌آید چون ERP یك ساختار و چارچوب كاربردی چند بخشی است كه از طریق پایگاه اطلاعاتی منسجم و هماهنگ فعالیت می كنند.

راه حل ERP مركب از چندین بخش عملكردی است، و هر یك از این بخش ها در راستای بهترین عملكردها ساخته می‌شود. این راه حل به مشاغل در درك بهتر و كنترل بهتر منبع اجرایی خود كمك می كند.

اجزای سازنده:

انواع مختلف زیادی تولید كننده، توزیع كننده، شركت های خدماتی حرفه ای و مشاغل سنتی وجود دارد كه اكثر آنها از تركیب و تلفقیق كاربردهای فهرست شده در این جدول استفاده می كنند.

سرویس های خدماتی:

خدمات ERP :

تكثیر و فزونی سیستم های متعدد ERP به طور معمول گیج كننده می باشد و اغلب مواقع مشكلات و سختی‌های مهمی را برای تصمیم گیران یك شركت در رابطه با موضع هایی مثل این كه كدام سیستم اجرا شود، انتخاب فروشنده، چارچوب های زمانی، موفقیت تركیب و آریش موقعیتی و هزینه ها و غیره، به وجود آورد.

شركت GREEN BEACON یك راه حل جهت یافته ای را ارایه می دهد كه موضوعات ذكر شده در بالا را با ارایه تنوعی از خدمات ERP بر طبق نیازهای شركت نیمه بازرگانی بیان می كند. تجربه ما حاكی از این است كه مشاغل در راستای جریان اطلاعات به منظور بهینه ساختن فعالیت های تجاری و بازرگانی هر روزه‌شان به كنترل عملكردها و فعالیت ها نیاز دارند. مضاف بر این، اكثر شركت‌های تجاری می‌بایست از سیستم‌های مناسبی برای رسیدن به اهداف و نیات خود استفاده كنند. اكثر مطالعات و بررسی‌هایی كه در مورد صنعت انجام گرفته حاكی از این بوده است كه پروژه های اجرایی ERP عدم توانایی قوی در زمینه شناسایی واضح و مبرهن اهداف تجاری، با مشكل مواج می شوند، در شركت GREEN BEACON در ابتدا بر روی نیازهای یك شغل و حرفه تمركز می كنیم و سپس به جنبه های فنی و تكنولوژیكی اجرای ERP می پردازیم. GREEN BEACON مهارت ها و توانایی های مهم و حیاتی زیر را برای اجرای ERP مشتریان به همراه می آورد كه عبارتند از:

• تجربه گسترده و مهارت در زمینه ترفندهای نصب، پیكربندی و سفارش ERP در سرتاسر صنایع عمودی و قایم.
• عمق مهارت و تخصص فنی با مایكروسافت و ترفندهای EPICORERP.
• عمق مهارت و تخصص فنی هماهنگ كننده ترفندهای ERP با دستگاههای قانونی موجود، ترفندهای CRM و انبارسازی اطلاعات.
• روش كاربردی اثبات شده، مجموعه قابل تكرار فرآیندها بر مبنای بهترین عملكردها، برای كاربردهای مرحله بندی شده ای كه منجر به موفقیت به موقع و ارایه بودجه تخصیصی می‌شود.

عوامل متمایز كننده:

روش كاربردی ما از كسب تجربه در عملكرد و به كار گیری دستگاههای متعدد نشأت می گیرد. شغل و حرفه ما در جهت دستیابی به غلبه بر خطرات احتمالی مرتبط با انجام عملكردهای ERP، سمت و سو می گیرد. اكثر اوقات مشاغل و تجارت ها در جریان اجرای ERP خود و همچنین مرحله بعد از به كارگیری آن با مشكل روبرو می‌شوند. بعد از كاركردن تنگاتنگ با ارباب رجوع‌ها، معیارهایی را شناسایی كرده‌ایم كه باعث موفقیت پروژه ERP همراه با فواقد عملكردی و راه‌اندازی بنیادی می شود و به ما در غلبه بر خطرات احتمالی مرتبط با عملكردهای اجرایی ERP كمك می كند. راه كارها و تاكتیك های اصلی و هم ما در كنترل و مدیریت اجرایی ای آر پی عبارتند از: